Funzionalità
Lotti di materie prime che nascono dalla fattura
La merce entra con il documento che ricevi già. Tracesyo legge la fattura elettronica, ti fa abbinare le righe agli ingredienti e crea i lotti con quantità, scadenza e provenienza.
Perché partire dai lotti di materie prime?
I lotti di materie prime sono il primo anello della tracciabilità: ciò che entra in laboratorio: da chi, quanto, con quale documento e con quale scadenza. Se questo anello manca, tutto quello che viene dopo è una ricostruzione a memoria. Tracesyo registra i lotti di materie prime partendo dai documenti che ricevi già, senza un registro in più da compilare.
Fatture e lotti in arrivo
scheda valore- Che cosa fa
- Legge le fatture elettroniche XML e P7M, propone le righe, ti chiede di abbinarle agli ingredienti e alla conferma crea i lotti con quantità, scadenza, fornitore e documento. Per i DDT c'è il carico manuale.
- Problema che risolve
- Ricopiare bolle e fatture su un registro è lavoro doppio, e un errore di trascrizione rompe la catena proprio dove inizia.
- Vantaggio per te
- Il carico parte dal documento che ricevi già. La giacenza per lotto è sempre aggiornata e i lotti in scadenza sono segnalati nel cruscotto.
- Oltre la norma
- Sai quanto hai e che cosa scade nei prossimi giorni: ordini il giusto e butti meno. La stessa fattura non entra due volte.
Come si creano i lotti dalle fatture elettroniche XML?
Si carica il file XML o P7M della fattura, si abbina ogni riga a un ingrediente, si indicano scadenza e quantità e si conferma: ogni riga diventa un lotto di materia prima con fornitore e documento collegati.
- Carica la fattura
Uno o più file XML o P7M insieme; il fornitore si riconosce dalla partita IVA.
- Abbina le righe
Ogni riga va a un ingrediente; se non esiste lo crei dalla riga.
- Completa i dati
Scadenza, quantità e unità di misura di ogni lotto.
- Conferma
Nascono i lotti, la giacenza si aggiorna e la fattura non si modifica più.
| Documento | Come entra | Affidabilità dei dati |
|---|---|---|
| Fattura elettronica XML o P7M | Import del file | Letta per intero, la fonte più affidabile |
| Fattura PDF o testo incollato | Import con proposta dei dati | Proposta da verificare prima della conferma |
| DDT o acquisto al banco | Carico manuale | Dati inseriti da te con il riferimento del documento |
| Produzione propria | Produzione interna | Lotto senza fattura, con data e quantità |
Fatture elettroniche che diventano lotti di materie prime
Carichi uno o più file insieme: le fatture elettroniche XML e quelle firmate in P7M sono la fonte più affidabile e vengono lette per intero. Si possono caricare anche PDF o incollare il testo di una fattura: in questo caso il software propone testata e righe, che vanno controllate prima della conferma. La stessa fattura non entra due volte, nemmeno se due persone la caricano nello stesso momento.
Il fornitore viene cercato per partita IVA, codice fiscale o nome. Se non è in anagrafica, la fattura resta in bozza finché non lo indichi tu: l'import non crea mai fornitori da solo, così l'elenco resta pulito.
Che cosa succede dopo l'import della fattura?
Nella fattura in bozza abbini ogni riga a un ingrediente. Se l'ingrediente non c'è, lo crei dalla riga stessa con nome, unità e categoria. Indichi la scadenza e, se serve, il lotto del fornitore. Con "Conferma e genera lotti" nasce un lotto per ogni riga abbinata, con il riferimento alla fattura. Le righe che non sono materie prime, come trasporto o imballaggi, restano nella fattura senza generare lotti.
Da quel momento la fattura confermata non si modifica: è il documento di provenienza di quei lotti di materie prime. Le quantità si correggono con una rettifica di giacenza, che resta tracciata.
Come si caricano le materie prime senza fattura elettronica?
Non tutto arriva con una fattura elettronica: il latte di giornata, le consegne con DDT, gli acquisti al banco. Il carico manuale crea un lotto indicando ingrediente, fornitore, quantità, scadenza e documento di provenienza, per esempio il numero e la data del DDT. Anche questi lotti entrano nella filiera a monte con il loro riferimento.
Per le materie prime che produci tu, come il latte della tua stalla o le uova del tuo pollaio, non serve nemmeno il DDT: la produzione interna crea i lotti con la tua azienda come produttore.
Come si calcola la giacenza dei lotti di materie prime?
La giacenza di un ingrediente è la somma dei lotti di materie prime aperti, cioè di ciò che resta nei suoi lotti, convertita nella sua unità: due chili e cinquecento grammi diventano 2,5 kg. Non esiste un secondo totale scritto a mano che possa divergere. Il cruscotto mostra i lotti in scadenza nei prossimi trenta giorni, e l'elenco dei lotti di materie prime si filtra per ingrediente, fornitore, stato e scadenza.
- I consumi di produzione scaricano subito i lotti usati.
- Un lotto può andare sotto zero: viene segnalato e conta nel totale.
- Le rettifiche in diminuzione scalano prima i lotti che scadono prima.
- Un lotto può essere bloccato, per esempio dopo una non conformità.
Il formato della fattura elettronica italiana è descritto sul portale FatturaPA dell'Agenzia delle Entrate. Dai lotti di materie prime si passa alla produzione e alla tracciabilità dei lotti.
Domande frequenti
Come si creano i lotti dalle fatture elettroniche XML?
Carichi il file XML o P7M, abbini ogni riga a un ingrediente, indichi scadenza e quantità e confermi: ogni riga diventa un lotto di materie prime con fornitore e fattura collegati, e la giacenza si aggiorna.
Quali fatture si possono importare?
Le fatture elettroniche in XML e firmate in P7M, che sono la fonte più affidabile. Si possono caricare anche PDF o incollare il testo: in quel caso i dati proposti vanno controllati prima di confermare. Le fatture già importate vengono riconosciute e saltate.
L'import crea da solo i fornitori?
No, è una scelta voluta. Il fornitore si cerca in anagrafica per partita IVA, codice fiscale o nome; se manca, lo indichi tu. Così l'elenco resta pulito e senza doppioni.
Posso caricare merce senza fattura elettronica?
Sì, con il carico manuale: indichi ingrediente, fornitore, quantità, scadenza e il documento di provenienza, per esempio il numero del DDT. Il lotto entra nella filiera come gli altri.
Come si calcola la giacenza?
La giacenza di un ingrediente è la somma di ciò che resta nei suoi lotti, convertita nella sua unità di misura. Se un consumo supera il residuo il lotto va sotto zero e viene segnalato, così la tracciabilità resta completa e correggi con una rettifica.
Che cosa vuol dire proposta FEFO?
FEFO significa che esce per primo ciò che scade per primo. Quando apri un lotto di produzione, il software propone di usare i lotti di materia prima con la scadenza più vicina; puoi cambiare la proposta prima di confermare.
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