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Documenti HACCP sempre a portata di mano
Il manuale, le procedure, le analisi dell'acqua, gli attestati di formazione. Nella sezione Allegati li carichi in PDF una volta e li ritrovi per categoria, anno o parola cercata.
Dove sono i tuoi documenti HACCP, adesso?
I registri si compilano ogni giorno, ma accanto a loro ci sono i documenti HACCP che si aggiornano raramente e si cercano sempre all'ultimo momento: il manuale di autocontrollo, le procedure operative, i referti delle analisi dell'acqua o dei tamponi, gli attestati di formazione del personale. Di solito stanno in un raccoglitore in ufficio, in una cartella del computer, nella posta del consulente. Quando arriva un controllo, li si cerca in tre posti diversi.
La sezione Allegati di Tracesyo, nel menu Controllo, li raccoglie in un unico archivio, accanto ai registri a cui si riferiscono.
Allegati
scheda valore- Che cosa fa
- Raccoglie in un unico archivio i PDF dell'azienda: manuale HACCP, procedure operative, analisi di laboratorio e attestati di formazione, con titolo, categoria, anno di riferimento e note.
- Problema che risolve
- Il manuale è in un raccoglitore, le analisi dell'acqua nella posta del consulente, l'attestato del nuovo assunto chissà dove. Al controllo si cerca tutto in fretta.
- Vantaggio per te
- Trovi un documento per categoria, per anno o cercando nel titolo, nelle note e nel nome del file, e lo apri nel browser anche dal telefono. Ogni ruolo consulta; solo gli amministratori eliminano.
- Oltre la norma
- Vedi a colpo d'occhio che cosa hai per l'anno in corso e che cosa manca: l'analisi da rifare, l'attestato in scadenza, la revisione del manuale.
Manuale HACCP, procedure operative, analisi e attestati
Nell'archivio dei documenti HACCP ogni documento è un PDF con un titolo, una categoria, l'anno di riferimento e delle note facoltative. Le categorie pronte sono quattro: procedure operative, manuali, analisi, attestati. In cima all'archivio una barra mostra le categorie con il numero di documenti di ciascuna; un filtro sceglie l'anno di riferimento e una casella cerca nel titolo, nelle note e nel nome del file.
- Manuale HACCP, con la revisione in corso e quelle precedenti, distinte dall'anno.
- Procedure operative: sanificazione, gestione dei resi, ricevimento merci, allergeni.
- Analisi di laboratorio: acqua, tamponi di superficie, prodotti.
- Attestati di formazione degli addetti e del responsabile.
I PDF si aprono direttamente nel browser, dal computer dell'ufficio o dal telefono in laboratorio. L'anno di riferimento rende facile capire quali documenti HACCP valgono per l'anno in corso e quali sono storici.
Chi carica, chi consulta, chi elimina
Tutti i ruoli consultano gli allegati, anche chi ha la sola consultazione: il nuovo addetto legge la procedura di sanificazione dal telefono, il consulente apre l'ultima analisi senza chiederla per email. Operatori e amministratori caricano e modificano; solo gli amministratori eliminano un documento, e il file viene cancellato con lui. Ogni caricamento porta il nome di chi l'ha fatto e la data, così sai sempre chi ha aggiornato i documenti HACCP.
Documenti HACCP e registri nello stesso posto
Il Reg. CE 852/2004 chiede di tenere procedure e registrazioni adeguate alla natura e alle dimensioni dell'impresa e di metterle a disposizione dell'autorità competente; il testo è su EUR Lex. Avere i documenti HACCP accanto al registro temperature, al registro pulizie e alle non conformità significa poter mostrare in pochi minuti sia la regola sia la prova che la regola è stata applicata.
Gli allegati generali non sostituiscono quelli delle singole registrazioni: la foto di un avvistamento, il rapporto di una visita della ditta o la scheda di sicurezza di un sanificante restano nella loro scheda. Nella sezione Allegati vanno i documenti HACCP che riguardano l'azienda nel suo insieme.
Un aiuto anche per il consulente
Per i consulenti HACCP che seguono più aziende, gli allegati sono il posto dove lasciare il manuale aggiornato e le procedure firmate di ogni cliente. Alla visita successiva non serve portare una chiavetta: i documenti HACCP sono già lì, divisi per azienda, con l'anno di riferimento.
Domande frequenti
Che documenti posso caricare negli allegati?
Qualsiasi PDF dell'azienda: manuale HACCP, procedure operative, analisi di laboratorio, attestati di formazione. Ogni documento ha titolo, categoria, anno di riferimento e note.
Chi può vedere e modificare gli allegati?
Tutti i ruoli consultano e aprono i PDF. Operatori e amministratori caricano e modificano; solo gli amministratori eliminano un documento.
Che differenza c'è con gli allegati delle non conformità?
Gli allegati di una non conformità, di una visita o di un prodotto chimico restano dentro quella scheda. La sezione Allegati raccoglie i documenti generali dell'azienda, che non appartengono a una singola registrazione.
Posso esportare i miei dati?
Sì. I registri si scaricano in PDF, la scheda di tracciabilità anche in CSV per Excel, e l'export completo dell'autocontrollo raccoglie registri e allegati in un unico archivio ZIP.
Tracesyo sostituisce il consulente HACCP?
No. Il manuale, l'analisi dei pericoli e i limiti critici restano compito del consulente. Tracesyo rende semplice registrare e dimostrare ciò che il manuale prevede.
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Trenta minuti in videochiamata, con le tue ricette e i tuoi registri di adesso. Ti mostriamo il percorso dalla fattura all'etichetta e come si compilano i controlli dal telefono.