FAQ Tracesyo: le risposte alle domande più frequenti

Tracesyo è un software di tracciabilità alimentare online per chi trasforma ingredienti in prodotti finiti. Tiene insieme fornitori, fatture, produzione interna, lotti, ricette con semilavorati, produzione, etichette, tracciabilità e l'archivio dei documenti; con i moduli di autocontrollo aggiunge i registri di temperature, pulizie, infestanti e non conformità.

No. Tracesyo si usa dal browser di computer, tablet e telefono. Non servono server in azienda né programmi da aggiornare.

Sì. Le pagine si adattano allo schermo del telefono. Rilevare una temperatura, spuntare le pulizie o segnalare un avvistamento con una foto sono operazioni pensate per farsi in piedi, davanti al frigorifero o al banco.

Per le attività che producono in proprio: macellerie e salumifici, pasticcerie, gelaterie, biscottifici, panifici, gastronomie, laboratori artigianali e ristorazione con produzione. Lo usano anche i consulenti HACCP che seguono più aziende.

Sì. Ogni persona ha il suo accesso e un ruolo: amministratore, operatore o sola consultazione. Ogni registrazione porta il nome di chi l'ha fatta.

Ogni azienda vede solo i propri dati. L'accesso può essere protetto con la verifica in due passaggi e ogni modifica resta nel registro delle operazioni, con data e autore.

Sì. I registri si scaricano in PDF, la scheda di tracciabilità anche in CSV per Excel, e l'export completo dell'autocontrollo raccoglie registri e allegati in un unico archivio ZIP.

L'account passa in sola lettura: non si registra più, ma consultazione ed esportazione restano disponibili, così i registri che devi conservare non vanno persi.

Prenota una dimostrazione: in trenta minuti di videochiamata ti mostriamo il software sui tuoi prodotti e sui tuoi registri, e valutiamo insieme quale modulo serve.

L'articolo 18 del Reg. CE 178/2002 chiede a ogni operatore di sapere da chi ha ricevuto un alimento o un ingrediente e a chi ha fornito i propri prodotti, e di mettere queste informazioni a disposizione delle autorità su richiesta.

Dalla scheda del lotto di materia prima apri la filiera a valle: vedi i lotti di prodotto che lo contengono e le etichette già stampate. Il richiamo blocca la materia prima e segna come richiamati tutti quei lotti; l'operazione resta a registro.

Sì. Un semilavorato, come una crema, un impasto o una base per gelato, si registra come prodotto con la sua ricetta e la casella "È un semilavorato". Diventa un ingrediente delle altre ricette e la filiera attraversa tutti i livelli, fino ai fornitori delle materie prime iniziali.

No. Ogni lotto di produzione di un semilavorato è subito disponibile come lotto di materia prima, con lo stesso codice. Segue quantità, date e stato del lotto prodotto e viene proposto in ordine di scadenza come gli altri.

Sì. Allergeni, composizione, valori nutrizionali, shelf life e unità del semilavorato arrivano dalla sua ricetta e si aggiornano da soli. Il prodotto finito li eredita come da qualsiasi altro ingrediente.

No. Una ricetta che conterrebbe il prodotto stesso, anche passando da altri semilavorati, viene rifiutata, così la catena resta sempre leggibile.

È la registrazione delle materie prime prodotte in azienda, come il latte del proprio allevamento o le uova del proprio pollaio. Si inseriscono data e righe come in una fattura, senza numero di documento, e i lotti nascono subito.

Il codice lotto viene generato, la data di produzione è quella della registrazione e la scadenza si calcola dalla shelf life della materia prima. Ogni valore si può scrivere a mano.

Sì, dal pulsante Modifica nella sua scheda, finché nessuno dei suoi lotti è stato impiegato in produzione. I lotti si aggiornano insieme alle righe; togliere una riga elimina il suo lotto.

Sì, con il carico manuale: indichi ingrediente, fornitore, quantità, scadenza e il documento di provenienza, per esempio il numero del DDT. Il lotto entra nella filiera come gli altri.

Le fatture elettroniche in XML e firmate in P7M, che sono la fonte più affidabile. Si possono caricare anche PDF o incollare il testo: in quel caso i dati proposti vanno controllati prima di confermare. Le fatture già importate vengono riconosciute e saltate.

No, è una scelta voluta. Il fornitore si cerca in anagrafica per partita IVA, codice fiscale o nome; se manca, lo indichi tu. Così l'elenco resta pulito e senza doppioni.

FEFO significa che esce per primo ciò che scade per primo. Quando apri un lotto di produzione, il software propone di usare i lotti di materia prima con la scadenza più vicina; puoi cambiare la proposta prima di confermare.

Sì. Il formato si imposta una volta, combinando anno, mese, giorno, giorno dell'anno, codice prodotto e un numero progressivo. Il codice si può anche scrivere a mano per un singolo lotto.

La giacenza di un ingrediente è la somma di ciò che resta nei suoi lotti, convertita nella sua unità di misura. Se un consumo supera il residuo il lotto va sotto zero e viene segnalato, così la tracciabilità resta completa e correggi con una rettifica.

Con quella che usi già. La pagina di stampa usa le misure del modello, per esempio 100 per 60 millimetri, e la disposizione sul foglio che imposti: fogli con più etichette o stampanti a rotolo.

Sì. Gli allergeni del prodotto sono quelli che dichiari più quelli ereditati dagli ingredienti della ricetta. In etichetta compaiono evidenziati nell'elenco ingredienti e riepilogati.

Sì. Tracesyo somma i valori degli ingredienti in base alle dosi della ricetta e li riporta a 100 g di prodotto. Se un ingrediente non ha valori, o non si può convertire in grammi, viene segnalato.

Gli ingredienti e gli allergeni vengono da Open Food Facts, una banca dati aperta; i valori nutrizionali dalle Tabelle di composizione degli alimenti del CREA. Le fonti sono citate ovunque compaiono. Gli allergeni vanno sempre verificati con la scheda tecnica del tuo fornitore.

No. Quando aggiungi una voce del catalogo ne crei una copia tua, che puoi modificare. Se in seguito il catalogo cambia gli allergeni di quella voce, la scheda ti avvisa e decidi tu se aggiornarla.

Il tuo manuale HACCP. Tracesyo propone valori di partenza per tipo di apparecchio e tu li adatti; ogni rilevazione conserva i limiti in vigore in quel momento, così cambiarli non riscrive il passato.

La rilevazione si salva solo insieme a una non conformità e alla prima azione correttiva, per esempio spostare la merce o chiamare il tecnico. Se l'azione richiede un ricontrollo, la non conformità si chiude dopo una rilevazione rientrata nei limiti.

Sono i controlli previsti dal piano e non registrati. Restano nel registro con la dicitura mancante e compaiono nel cruscotto. Nei giorni di chiusura e per gli apparecchi fuori servizio non risultano mancanti.

Chi l'ha fatta può correggerla entro la stessa giornata. Dopo si usa la rettifica, con un motivo: l'originale resta visibile come rettificato. Nulla si cancella.

Sì, indicando data e ora reali del controllo. Se tra il controllo e l'inserimento passano più di due ore, la registrazione è marcata come inserita in ritardo, anche in stampa. Non si possono inserire controlli nel futuro.

È la verifica periodica del responsabile HACCP: a fine settimana o a fine mese conferma il periodo. Dopo la vidimazione le registrazioni di quel periodo si correggono solo con rettifica e un motivo.

No. Le rilevazioni sono manuali, come quelle che il tuo manuale prevede: chi legge il termometro registra il valore, con nome, data e ora.

Sì. Ogni prodotto chimico ha diluizione, tempo di contatto, idoneità al contatto con alimenti e le schede tecnica e di sicurezza allegate. Se manca la scheda di sicurezza, il software lo segnala.

Sì. La ditta fa le visite; tu conservi contratto, planimetria, report ed esiti per punto, e il personale segnala gli avvistamenti tra una visita e l'altra. Il software calcola la prossima visita e segnala quelle scadute.

Serve un'immagine JPG, PNG o SVG su cui posizionare i punti con un clic. Il PDF fornito dalla ditta si allega come documento.

L'amministratore, con le note di chiusura, dopo almeno un'azione correttiva e senza ricontrolli in sospeso. Operatori e amministratori registrano le azioni.

Il Reg. CE 852/2004 chiede registrazioni adeguate e disponibili, non impone la carta. Tracesyo conserva per ogni registrazione data, ora, autore e versioni, e stampa i registri in PDF con la firma del responsabile.

Qualsiasi PDF dell'azienda: manuale HACCP, procedure operative, analisi di laboratorio, attestati di formazione. Ogni documento ha titolo, categoria, anno di riferimento e note.

Tutti i ruoli consultano e aprono i PDF. Operatori e amministratori caricano e modificano; solo gli amministratori eliminano un documento.

Gli allegati di una non conformità, di una visita o di un prodotto chimico restano dentro quella scheda. La sezione Allegati raccoglie i documenti generali dell'azienda, che non appartengono a una singola registrazione.

Base (Tracciabilità) copre acquisti, produzione interna, semilavorati, etichette e filiera. Pro (Catena del freddo e Food cost) aggiunge registro temperature, non conformità e l'archivio degli allegati. Advanced (Catena del freddo e Infestanti) aggiunge registro pulizie e controllo infestanti.

Sì. I dati restano dove sono e si attivano le nuove sezioni; per il periodo che resta ti indichiamo il costo della differenza.

Sì. Lo stesso account può appartenere a più aziende, con un ruolo diverso in ciascuna. Dopo l'accesso si sceglie l'azienda su cui lavorare, e si passa da una all'altra dalla barra in alto.

Con un abbonamento per più aziende la richiedi da Impostazioni, Aziende con i dati del cliente; la attiviamo noi e il referente riceve le credenziali. Ogni azienda ha il suo contratto, i suoi dati, utenti e registri.

Dal menu Assistenza dentro Tracesyo apri un ticket con categoria, priorità, descrizione e allegati, e segui le risposte nella stessa pagina. Per le urgenze puoi anche scriverci su WhatsApp.

No. Il manuale, l'analisi dei pericoli e i limiti critici restano compito del consulente. Tracesyo rende semplice registrare e dimostrare ciò che il manuale prevede.

Sì, con i moduli Pro e Advanced e solo per gli amministratori. Il costo di ogni prodotto si calcola dai prezzi delle fatture e dalla ricetta, con energia del forno, manodopera e imballaggio; la scheda costo propone il prezzo con il ricarico e il food cost percentuale. Vedi la pagina sul food cost.

Sì, in A4 e in tutti i moduli: ingredienti, allergeni e valori dalla ricetta, microbiologia e contaminanti dall'archivio normativo, anche in inglese. Vedi la scheda tecnica del prodotto.

Sì: l'etichetta USA in inglese con la Nutrition Facts per porzione, la riga Contains e il peso netto in once e grammi. Vedi l'etichetta alimentare USA.

Nella sezione Ambiente della scheda prodotto indichi i componenti della confezione con il materiale e la raccolta; Tracesyo li stampa in fondo all'etichetta. Vedi l'etichettatura ambientale.

Con i cartellini con prezzo e allergeni per la vetrina e con il libro degli ingredienti da tenere al banco, entrambi stampati dalla ricetta. Vedi gli allergeni nei prodotti sfusi.

È l'assistente AI di Tracesyo: risponde alle domande su come si usa il programma e, se la risposta non basta, ti passa all'assistenza su WhatsApp. Vedi Terry, l'assistente AI.