Funzionalità
Le funzionalità del software HACCP, una per una
Per ogni funzione trovi che cosa fa, quale problema risolve, che cosa ci guadagni e perché è utile anche oltre l'obbligo di legge. Nessuna lista di caratteristiche fine a se stessa.
Un software HACCP costruito sulla tracciabilità
Molti programmi per l'autocontrollo nascono come raccolte di moduli da compilare. Tracesyo parte dall'obbligo più difficile da dimostrare, la tracciabilità dei lotti, e costruisce i registri HACCP sugli stessi dati. Per questo, quando una temperatura fuori limite obbliga a buttare della merce, l'azione correttiva scarica davvero quel lotto dal magazzino; e quando richiami una materia prima, il software HACCP sa già in quali prodotti è finita.
Le funzioni del software HACCP sono organizzate in tre moduli. Il modulo Base (Tracciabilità) copre acquisti, produzione interna, produzione con semilavorati, etichette anche in inglese e per gli USA, etichettatura ambientale, scheda tecnica, stampe per il banco e filiera. Il modulo Pro (Catena del freddo e Food cost) aggiunge il registro delle temperature, le non conformità, l'archivio degli allegati, con manuale, procedure, analisi e attestati, e il food cost. Il modulo Advanced (Catena del freddo e Infestanti) aggiunge il registro delle pulizie e il controllo degli infestanti. I dettagli sono nella pagina dei prezzi.
Come leggere le schede. Ogni funzione del software HACCP è descritta come un'etichetta: che cosa fa, quale problema risolve, il vantaggio concreto, e una riga in più su perché conviene anche se nessuno te lo chiedesse per legge.
Tracciabilità: dalla fattura all'etichetta, nel software HACCP
Tracciabilità dei lotti
scheda valore- Che cosa fa
- Collega ogni lotto prodotto ai lotti di materia prima usati, ai fornitori e ai documenti di acquisto. Da un codice lotto ricostruisce la filiera in entrambe le direzioni e avvia il richiamo.
- Problema che risolve
- Quando un fornitore segnala un problema su una partita, con quaderni e bolle non sai in quali prodotti è finita, né quanti sono già usciti dal laboratorio.
- Vantaggio per te
- Vedi subito i prodotti coinvolti, le etichette stampate e i documenti d'origine. Il richiamo blocca la materia prima e segna i lotti da ritirare in un solo passaggio.
- Oltre la norma
- Sai che cosa ritirare e che cosa no. Un dubbio su un ingrediente non ti costringe a buttare la produzione di una settimana, e al cliente dai una risposta precisa.
Fatture e lotti in arrivo
scheda valore- Che cosa fa
- Legge le fatture elettroniche XML e P7M, propone le righe, ti chiede di abbinarle agli ingredienti e alla conferma crea i lotti con quantità, scadenza, fornitore e documento. Per i DDT c'è il carico manuale.
- Problema che risolve
- Ricopiare bolle e fatture su un registro è lavoro doppio, e un errore di trascrizione rompe la catena proprio dove inizia.
- Vantaggio per te
- Il carico parte dal documento che ricevi già. La giacenza per lotto è sempre aggiornata e i lotti in scadenza sono segnalati nel cruscotto.
- Oltre la norma
- Sai quanto hai e che cosa scade nei prossimi giorni: ordini il giusto e butti meno. La stessa fattura non entra due volte.
Produzione e ricette
scheda valore- Che cosa fa
- Per ogni prodotto conservi la ricetta. Quando apri un lotto, il software calcola il fabbisogno, propone i lotti di materia prima in ordine di scadenza, assegna il codice lotto e la data di scadenza.
- Problema che risolve
- Il momento in cui la tracciabilità si perde è la produzione: il sacco aperto a memoria, i lotti annotati a fine giornata, o mai.
- Vantaggio per te
- Il legame tra prodotto e materie prime si registra mentre lavori, con la conferma della proposta. Il magazzino si scarica da solo.
- Oltre la norma
- Usi prima ciò che scade prima, sai quanto ti serve per una produzione e quanto ti resta. La ricetta diventa uno standard anche per chi è appena arrivato.
Semilavorati
scheda valore- Che cosa fa
- Trasforma un prodotto con la sua ricetta in un ingrediente da usare in altre ricette. Allergeni, composizione, valori nutrizionali, shelf life e unità arrivano dalla ricetta del semilavorato, e ogni suo lotto prodotto è subito un lotto di materia prima con lo stesso codice.
- Problema che risolve
- Una crema o un impasto preparati in anticipo spezzano la catena: nel prodotto finito si scrive "crema pasticcera" e si perde quali uova, quale latte, quale zucchero c'erano dentro.
- Vantaggio per te
- La filiera a monte e a valle attraversa tutti i livelli. Il richiamo di una materia prima arriva da solo ai semilavorati che la contengono e ai prodotti finiti fatti con quei semilavorati.
- Oltre la norma
- Lavori come lavori davvero, preparando le basi in anticipo, senza rinunciare alla precisione. Se cambi la ricetta della frolla, allergeni ed etichette di tutti i prodotti che la usano si aggiornano.
Produzione interna
scheda valore- Che cosa fa
- Registra le materie prime che produci in azienda, come il latte della stalla, le uova del pollaio o la frutta dell'orto. Indichi data e righe come in una fattura, senza numero di documento, e al salvataggio nascono subito i lotti.
- Problema che risolve
- Chi produce in proprio parte della materia prima non ha una fattura da cui creare il lotto: quel latte entra in caseificio senza storia, e la tracciabilità comincia a metà.
- Vantaggio per te
- Il produttore è già indicato, perché è la tua azienda. Lotto, data di produzione e scadenza si compilano da soli se li lasci vuoti, e i lotti si usano in produzione come tutti gli altri.
- Oltre la norma
- Dimostri l'origine della tua materia prima, che spesso è proprio ciò che rende speciale il prodotto. Sai quanto latte di ogni mungitura è finito in ogni forma di formaggio.
Etichette alimentari
scheda valore- Che cosa fa
- Compone l'etichetta dal lotto prodotto: denominazione, ingredienti con allergeni evidenziati, lotto, date, peso, conservazione, dati dell'azienda e codice a barre, nelle misure del tuo foglio.
- Problema che risolve
- Etichette rifatte a mano a ogni produzione: lotto o scadenza sbagliati, un allergene dimenticato in una variante di ricetta.
- Vantaggio per te
- I dati arrivano dal lotto e dalla ricetta, senza ricopiare nulla. Il numero di etichette stampate resta registrato su ogni lotto.
- Oltre la norma
- Un'etichetta chiara e coerente al banco e in vetrina. In caso di richiamo sai quante confezioni di quel lotto possono essere già in giro.
Tabella nutrizionale e allergeni
scheda valore- Che cosa fa
- Offre un catalogo di circa 6.650 ingredienti con gli allergeni e i valori nutrizionali delle tabelle CREA per 832 alimenti. Dalla ricetta calcola la tabella nutrizionale per 100 g del prodotto e gli allergeni ereditati.
- Problema che risolve
- Compilare a mano allergeni e valori di decine di ingredienti, e rifare i conti a ogni cambio di ricetta, porta via ore e lascia spazio agli errori.
- Vantaggio per te
- La scheda del nuovo ingrediente arriva già compilata: tu verifichi con la scheda del fornitore e salvi. Tabella nutrizionale e allergeni seguono la ricetta.
- Oltre la norma
- Rispondi subito a chi chiede calorie o allergeni di un prodotto, anche al telefono, e prepari etichette per la vendita ai negozi senza rifare i conti.
Etichettatura ambientale
scheda valore- Che cosa fa
- Salva nella scheda prodotto i componenti della confezione con il codice del materiale e la raccolta, e li stampa in fondo a ogni etichetta.
- Problema che risolve
- Codici cercati in una tabella a ogni nuova confezione, dubbi su compositi e bioplastiche, etichette da rifare quando cambia la vaschetta.
- Vantaggio per te
- Imposti la confezione una volta per prodotto; per una stampa diversa la cambi solo lì.
- Oltre la norma
- Il catalogo dei materiali segnala quelli da confermare con il fornitore e non propone la raccolta quando dipende dal manufatto.
Etichette in inglese e USA
scheda valore- Che cosa fa
- Stampa le etichette in inglese e quelle per gli Stati Uniti, con la tabella Nutrition Facts per porzione, la riga Contains e il peso netto in once e grammi.
- Problema che risolve
- Traduzioni fatte a mano per ogni referenza e tabelle nutrizionali convertite da 100 g a porzione con gli arrotondamenti sbagliati.
- Vantaggio per te
- La stessa ricetta alimenta l'etichetta italiana, quella inglese e quella americana; prima della stampa vedi che cosa manca.
- Oltre la norma
- Ti presenti a un importatore con etichette e scheda tecnica pronte, senza pagare un consulente per ogni prodotto.
Scheda tecnica del prodotto
scheda valore- Che cosa fa
- Compone la scheda tecnica in A4 con logo e foto: ingredienti, allergeni e valori dalla ricetta, microbiologia e contaminanti dall'archivio normativo, anche in inglese.
- Problema che risolve
- Schede tecniche rifatte in un documento a parte per ogni cliente, non allineate all'ultima ricetta.
- Vantaggio per te
- Una sola fonte per etichetta, libro degli ingredienti e scheda tecnica.
- Oltre la norma
- La consegni a bar, catene e distributori il giorno stesso in cui te la chiedono.
Etichette frigo, cartellini e libro degli ingredienti
scheda valore- Che cosa fa
- Stampa le etichette frigo con lotto e scadenza dalla shelf life, i cartellini con prezzo e allergeni per la vetrina e il libro degli ingredienti di ogni prodotto.
- Problema che risolve
- Nastro e pennarello sui contenitori, cartellini scritti a mano, il cliente allergico che chiede e nessuno sa rispondere con certezza.
- Vantaggio per te
- Allergeni e scadenze arrivano dalla ricetta e dal lotto: cambi un ingrediente e la prossima stampa è già giusta.
- Oltre la norma
- Il commesso nuovo risponde al cliente con il libro in mano, e il controllo trova la stessa informazione ovunque.
Autocontrollo: i registri del software HACCP
Nel software HACCP i registri dell'autocontrollo seguono tre regole che valgono ovunque. Prima: le registrazioni attese si calcolano dal piano, e quelle mancanti restano visibili. Seconda: nulla si cancella, si corregge con un motivo e l'originale resta. Terza: ogni registrazione conserva i parametri in vigore in quel momento, così cambiare un limite o una procedura non riscrive il passato.
Registro temperature
scheda valore- Che cosa fa
- Registra frigoriferi, celle, congelatori e vetrine con i limiti e gli orari del tuo manuale HACCP. Le rilevazioni si fanno dal telefono; un valore fuori limite si salva solo con la non conformità e l'azione correttiva.
- Problema che risolve
- Schede appese alla porta, compilate a fine settimana; righe vuote che nessuno nota; azioni correttive fatte e mai scritte.
- Vantaggio per te
- Una rilevazione richiede pochi secondi. Ciò che manca compare nel cruscotto prima che lo veda l'ispettore, e il registro del mese è pronto in PDF.
- Oltre la norma
- Ti accorgi presto di una vetrina che non tiene la temperatura: salvi la merce e chiami il tecnico prima del guasto vero.
Non conformità
scheda valore- Che cosa fa
- Raccoglie ogni anomalia in una scheda numerata per anno, con azioni correttive, ricontrollo, allegati e chiusura del responsabile. Lo smaltimento della merce scarica davvero il lotto dal magazzino.
- Problema che risolve
- Anomalie scritte a margine, azioni correttive ricordate solo da chi c'era, nessuna prova di come è finita.
- Vantaggio per te
- Ogni problema ha una data, un autore, un'azione e una chiusura dimostrabile. Nulla si cancella: si corregge con un motivo.
- Oltre la norma
- Riguardando le non conformità dell'anno capisci quali problemi tornano e dove conviene investire: un frigorifero nuovo, una procedura, una formazione.
Registro pulizie
scheda valore- Che cosa fa
- Trasforma il piano di sanificazione in un elenco di cose da fare oggi, con procedura e prodotti per ogni operazione. Gestisce i prodotti chimici con le schede tecniche e di sicurezza.
- Problema che risolve
- Il piano resta in un raccoglitore, i fogli si firmano a fine mese e la scheda di sicurezza del sanificante non si trova quando serve.
- Vantaggio per te
- Ogni turno vede che cosa pulire e con quale prodotto; si spuntano più operazioni insieme. Mancanze e ritardi restano visibili nel registro.
- Oltre la norma
- Chi è appena arrivato impara la procedura dal telefono, e nessuna attrezzatura resta indietro perché qualcuno l'ha dimenticata.
Controllo infestanti
scheda valore- Che cosa fa
- Conserva il contratto con la ditta, la planimetria con i punti di monitoraggio, le visite con l'esito di ogni punto e i report. Il personale segnala gli avvistamenti dal telefono, con una foto.
- Problema che risolve
- Report sparsi tra email e cartelline, planimetria non aggiornata, avvistamenti riferiti a voce e dimenticati.
- Vantaggio per te
- Hai la storia di ogni punto, la prossima visita calcolata, gli avvisi per visite scadute e contratti in scadenza. Ogni avvistamento apre una non conformità.
- Oltre la norma
- Vedi dove si ripetono le catture e intervieni sulla causa, una porta che non chiude o un sacco lasciato aperto, non solo sul sintomo.
Allegati
scheda valore- Che cosa fa
- Raccoglie in un unico archivio i PDF dell'azienda: manuale HACCP, procedure operative, analisi di laboratorio e attestati di formazione, con titolo, categoria, anno di riferimento e note.
- Problema che risolve
- Il manuale è in un raccoglitore, le analisi dell'acqua nella posta del consulente, l'attestato del nuovo assunto chissà dove. Al controllo si cerca tutto in fretta.
- Vantaggio per te
- Trovi un documento per categoria, per anno o cercando nel titolo, nelle note e nel nome del file, e lo apri nel browser anche dal telefono. Ogni ruolo consulta; solo gli amministratori eliminano.
- Oltre la norma
- Vedi a colpo d'occhio che cosa hai per l'anno in corso e che cosa manca: l'analisi da rifare, l'attestato in scadenza, la revisione del manuale.
Food cost
scheda valore- Che cosa fa
- Calcola il costo di ogni prodotto dalla ricetta: ingredienti ai prezzi delle fatture, energia del forno, manodopera, imballaggio e altri costi, con il prezzo ricaricato e il food cost percentuale.
- Problema che risolve
- Prezzi a memoria e fogli di calcolo da aggiornare a ogni aumento: il margine perso si scopre a fine anno.
- Vantaggio per te
- I prezzi degli ingredienti si aggiornano da soli quando confermi una fattura, e vedi subito quali prodotti hanno perso margine.
- Oltre la norma
- Una voce senza dati non vale mai zero: la scheda resta incompleta e dice che cosa manca.
Lavorare meglio: più aziende, guide video e Terry
Due funzioni riguardano tutto il software HACCP, non un singolo registro: un solo accesso per chi segue più aziende e una guida video per ogni sezione, che mostra passo per passo che cosa fare.
Più aziende con un solo accesso
scheda valore- Che cosa fa
- Collega lo stesso account a più aziende, con un ruolo diverso in ciascuna. Dopo l'accesso scegli l'azienda su cui lavorare e passi a un'altra dalla barra in alto.
- Problema che risolve
- Chi segue più attività si ritrova con un programma e una password per ogni cliente, e con registri che non riesce a vedere insieme.
- Vantaggio per te
- Stessi strumenti e stessa password per tutte le aziende, con dati, utenti e registri che restano separati.
- Oltre la norma
- Con un piano multi azienda richiedi le nuove aziende da Tracesyo e le attiviamo noi, ognuna con il suo contratto.
Facile da usare, con le guide video
scheda valore- Che cosa fa
- Ogni sezione del software segue un passaggio del lavoro e ha la sua guida video di circa cinque minuti, che mostra passo per passo che cosa fare.
- Problema che risolve
- Programmi che si imparano solo con un corso e registri compilati da una sola persona perché gli altri non sanno usarli.
- Vantaggio per te
- Ognuno impara la sua parte in pochi minuti e registra nel momento in cui lavora, anche dal telefono.
- Oltre la norma
- Un nuovo collaboratore guarda il video della sua sezione e comincia subito, senza toglierti tempo.
Approfondisci: un software facile da usare, con le guide video
Terry, l'assistente AI
scheda valore- Che cosa fa
- Risponde in ogni pagina alle domande su come si usa Tracesyo, partendo dalla guida del programma, e propone il pulsante per andare alla pagina giusta.
- Problema che risolve
- Il dubbio arriva quando l'assistenza è chiusa e la guida è lunga.
- Vantaggio per te
- Una risposta in pochi secondi, senza aprire un ticket; se non basta, la domanda passa all'assistenza su WhatsApp già scritta.
- Oltre la norma
- Non legge e non modifica i dati dell'azienda: la usano tutti, anche in sola consultazione.
Che cosa resta uguale in tutto il software HACCP
- Ruoli. Amministratore, operatore e sola consultazione, assegnati persona per persona.
- Registro delle operazioni. Ogni modifica con data, ora e autore, consultabile dall'amministratore.
- Esportazione. Registri in PDF, scheda di tracciabilità in CSV, archivio ZIP completo dell'autocontrollo.
- Accesso. Dal browser, su computer, tablet e telefono, con verifica in due passaggi facoltativa.
- Assistenza. Ticket dall'interno del programma, con categoria, priorità e allegati.
Le indicazioni ufficiali sull'igiene degli alimenti e sui piani di autocontrollo sono pubblicate dal Ministero della Salute. Un software HACCP non sostituisce il tuo manuale: lo rende applicabile ogni giorno. Se lavori con un consulente, guarda la pagina dedicata ai consulenti HACCP.
Domande frequenti
Che differenza c'è tra i tre moduli?
Base (Tracciabilità) copre acquisti, produzione interna, semilavorati, etichette e filiera. Pro (Catena del freddo) aggiunge registro temperature, non conformità e l'archivio degli allegati. Advanced (Catena del freddo e Infestanti) aggiunge registro pulizie e controllo infestanti.
I registri digitali sono validi per un controllo?
Il Reg. CE 852/2004 chiede registrazioni adeguate e disponibili, non impone la carta. Tracesyo conserva per ogni registrazione data, ora, autore e versioni, e stampa i registri in PDF con la firma del responsabile.
Tracesyo sostituisce il consulente HACCP?
No. Il manuale, l'analisi dei pericoli e i limiti critici restano compito del consulente. Tracesyo rende semplice registrare e dimostrare ciò che il manuale prevede.
Più persone possono usarlo con ruoli diversi?
Sì. Ogni persona ha il suo accesso e un ruolo: amministratore, operatore o sola consultazione. Ogni registrazione porta il nome di chi l'ha fatta.
Come sono protetti i dati?
Ogni azienda vede solo i propri dati. L'accesso può essere protetto con la verifica in due passaggi e ogni modifica resta nel registro delle operazioni, con data e autore.
Posso esportare i miei dati?
Sì. I registri si scaricano in PDF, la scheda di tracciabilità anche in CSV per Excel, e l'export completo dell'autocontrollo raccoglie registri e allegati in un unico archivio ZIP.
Vediamo Tracesyo sui tuoi prodotti
Trenta minuti in videochiamata, con le tue ricette e i tuoi registri di adesso. Ti mostriamo il percorso dalla fattura all'etichetta e come si compilano i controlli dal telefono.